Дали да ги проверувате е-поштите на одмор – или да се соочите со „цунами“ од пораки по враќањето?

Одморот е бегство од канцеларијата – но е-поштите не следат секаде… ако им го дозволиме тоа. За оние кои секојдневно се борат со пренатрупан инбокс, ниту игнорирањето, ниту постојаната достапност не звучат како идеално решение. Затоа многумина избираат средина. Но дури и повременото проверување на е-пошта за време на одмор „речиси секогаш е лоша одлука“.
„Штом ќе ја отворите Пандорината кутија, речиси секогаш завршувате така што одговарате на пораки, гасите пожари и неочекувано трошите часови и часови“, вели Закари Вајнер, директор на маркетинг агенцијата Emerging Insider Communications.

Сепак, околу 84% од вработените ги проверуваат е-поштите за време на одмор, а повеќе од 70% комуницираат преку три или повеќе платформи – како што се Teams, Slack и WhatsApp – вели консултантот за рамнотежа помеѓу работа и приватен живот, Џо Робинсон.
„Сите ние едвај пливаме во ова цунами“, вели тој. „Ги правиме сите погрешни работи и затоа сме сите исцрпени.“

„Интервенција со е-пошта“

Робинсон покренал кампања наречена „Интервенција со е-пошта“, обидувајќи се да се справи со паниката што многумина ја чувствуваат околу пораките за време на одмор.

Од анкета спроведена во Април:
• 25% од вработените го прескокнале одморот за да избегнат натрупани пораки по враќањето
• 34% го скратиле одморот поради истиот причинител
• 87% поддржуваат официјална компаниска политика за исклучување надвор од работно време, освен во итни случаи

Еден позитивен пример, вели Робинсон, е Mercedes-Benz, кој им овозможува на вработените е-поштите автоматски да се бришат додека се на одмор.

Испраќачите добиваат известување дека пораката нема да биде прочитана.
„Сретнувам огромен број луѓе кои се прегорени од е-пошта“, вели тој. „Менаџерите и луѓето на врвни позиции се во уште полоша состојба.“

Совети како да го избегнете стресот од е-пошта за време на одмор

Поставете „OOO“ порака неколку дена пред и по одморот

Шон Палмер, основач на агенцијата The Annuity Expert, предлага да активирате автоматска „out-of-office“ порака неколку дена пред и по одморот. Така и ментално го продолжувате одморот – без стрес.

Изберете „партнер за е-пошта“

Џек Андервуд, директор на софтверска компанија Circuit, советува да делегирате следење на е-пошта на колега. Робинсон нагласува дека „партнерот“ треба да реагира само на итни случаи, додека Вајнер предлага комуникација исклучиво преку СМС, не преку е-пошта.

Користете филтри

Станислав Хилобоченко од компанијата Clario создава филтри за сортирање на итни пораки. Ким Роерер од компанијата Oyster користи два филтри:
• Сите е-пошти одат во архива и се означуваат како прочитани
• Сите со наслов „README“ одат во посебна папка
Преку „OOO“ пораката ги информира испраќачите дека сите пораки ќе бидат избришани за време на отсуството, и ги моли важните да се препратат повторно со наслов „README“. „По двонеделен одмор имав над 3.000 е-пошти – но само 4 беа во таа папка“, изјави таа.

Исклучете ги нотификациите

Кристи Пирз од Paradigm Peptides советува да ги исклучите сите известувања од апликациите.
Уредничката за патувања Мригаа Сети оди чекор понатаму: „Избришете ги апликациите!“ – е-пошта, Slack, Teams… „Не оставајте ниту врата подотворена.“

Ако сепак морате да проверувате е-пошта…

Одредете време за тоа Дејвид Ли, директор на технолошката фирма Iveda, вели дека секој ден за време на одмор проверува е-пошта, но во строго определено време.
Џонатан Закаријас, основач на агенцијата GR0, препорачува брза проверка еднаш дневно. Ендру Мајер од Arbor советува тоа да биде наутро или доцна навечер, за да не се пропуштат активностите.

Не одговарајте – ако не мора
Робинсон вели дека просечна порака „поттикнува уште 5 нови“, и дека секоја порака одзема 3 минути. „Заштедувате 18 минути.“
Затоа вели да престанеме да праќаме пораки со „Фала“ или „ОК“ – бидејќи и тие треба да се прочитаат.

Брајан Ли од Arena Club вели дека неодговарањето додека сте на одмор поставува јасни лични граници – „луѓето повеќе ќе го почитуваат вашето време“.

Враќање во канцеларија – постепено

Дениз Хемке од компанијата Checkr вели дека нивната компанија блокира време за читање на е-пошта по враќањето од одмор – за вработените да влезат во ритам без притисок.
Брајан Бинке од The Birmingham Group вели истото: „Сакаме нашите луѓе вистински да се одморат, без стрес од инбоксот.“

Дали Вашиот работодавач Ве штеди додека Сте на одмор?

Пишете ни!

извор:bizlife.rs